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Stellenkategorie: Vollzeitbeschäftigter, von der Arbeitszeitregelung ausgenommener Mitarbeiter
Einsatzort:Oakland, CA

Die Coral Reef Alliance (CORAL) ist eine Umwelt-NGO, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, die Korallenriffe der Welt zu retten. CORAL wurde 1994 gegründet und arbeitet seit jeher eng mit lokalen Gemeinschaften zusammen, um direkte Bedrohungen für die Riffe zu verringern. Gleichzeitig trägt CORAL aktiv dazu bei, das wissenschaftliche Verständnis darüber zu erweitern, wie sich Korallen an den Klimawandel anpassen, und nutzt diese Erkenntnisse, um den Riffen weltweit die besten Chancen zu geben, auch für künftige Generationen zu gedeihen.

Stellenbeschreibung

CORAL sucht eine gut organisierte, zuverlässige und einfallsreiche Person mit Erfahrung in den Bereichen Personalwesen und Betriebsabläufe, die motiviert ist, ihre Fähigkeiten und Talente einzusetzen, um unsere Mission zur Rettung der Korallenriffe weltweit voranzutreiben. In den letzten Jahren ist CORAL operativ gewachsen und hat sowohl die Mitarbeiterzahl als auch das Betriebsbudget und die organisatorische Komplexität erhöht. In dieser Position übernehmen Sie ein breites Spektrum an Aufgaben in den Bereichen Personalwesen, Verwaltung und Betrieb und arbeiten mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten zusammen, um unsere globalen Aktivitäten, unsere Unternehmenskultur und unser Wachstum im Zuge der Expansion unserer Organisation zu unterstützen.

Der Koordinator für Personalwesen und Betriebsabläufe berichtet direkt an den Leiter für Finanzen und Betriebsabläufe.

Hauptaufgaben und Verantwortungsbereiche

  • In Zusammenarbeit mit dem Leiter des Bereichs Finanzen und Betrieb die Personalrichtlinien, -initiativen und -unterstützungssysteme von CORAL verwalten, optimieren und weiterentwickeln
  • Den Einstellungsprozess für neue Mitarbeiter unterstützen, Sozialleistungen verwalten und die Abwicklung von Personalprozessen koordinieren
  • Die Wartung der Bürogeräte überwachen und die Mitarbeiter bei allgemeinen IT-Anliegen unterstützen, gegebenenfalls mit Hilfe eines externen IT-Supports
  • Enge Zusammenarbeit mit den Personalverantwortlichen, um sie in Personalangelegenheiten – darunter Einstellung, Einarbeitung, Schulung und Leistungsbeurteilung – zu beraten und zu unterstützen
  • Den jährlichen Überprüfungsprozess von CORAL umsetzen und überwachen
  • Pflege aller Mitarbeiterdaten, der Anmeldung, der Dokumentation sowie der täglichen Aufgaben im Zusammenhang mit Sozialleistungen, 401k, Freistellungen und Übergängen im Mitarbeiterlebenszyklus
  • Das Mitarbeiterhandbuch sowie die Richtlinien- und Verfahrensdokumente aktualisieren und pflegen
  • Unterstützung bei der Planung und Koordination von unternehmensweiten Besprechungen und Veranstaltungen, wie z. B. Mitarbeiterversammlungen, Begrüßungsessen für neue Mitarbeiter, Mitarbeiterfeiern, unternehmensweite Klausurtagungen usw.
  • Sich über neue Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und -abläufe auf dem Laufenden halten und die Einhaltung der Personal-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften durch das Unternehmen und die Mitarbeiter in Abstimmung mit der Personalabteilung koordinieren
  • Unterstützung bei der Verankerung der Grundwerte in der Organisation
  • Unterstützung bei internen Verwaltungsabläufen, Pflege von Organigrammen, E-Mail-Verteilern und des Mitarbeiterverzeichnisses
  • Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie bei Ad-hoc-Projekten im Personalwesen
  • Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs, einschließlich der Bestandsführung und Bestellung von Büromaterial sowie der Entgegennahme und Sortierung der eingehenden Post
  • Neue Wege zur Verbesserung bestehender Organisationsstrukturen und -prozesse suchen und umsetzen
  • Sonstige Aufgaben nach Bedarf

Mindestanforderungen

  • Bachelor-Abschluss im Bereich Personalwesen oder einem verwandten Fachgebiet und/oder gleichwertige Berufserfahrung.
  • Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, unter anderem in den Bereichen Personalwesen und Betriebsabläufe
  • Praktische Kenntnisse über bewährte Verfahren, Richtlinien und Abläufe im Personalwesen sowie über Bundes- und Landesgesetze
  • Ausgeprägte Projektmanagementfähigkeiten: Planungs- und Organisationsfähigkeiten zur Steuerung, Entwicklung und Dokumentation von Systemen und Prozessen
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, sowie die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig und effizient im Team zu erledigen
  • Engagierter Teamplayer mit kundenorientierter Einstellung, Freundlichkeit und der Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen
  • Die Fähigkeit, sich selbst und andere für qualitativ hochwertige, termingerechte und effektive Ergebnisse zur Verantwortung zu ziehen
  • Fundierte Computerkenntnisse, einschließlich der MS Office-Suite (Word, PowerPoint, Excel)
  • Nachgewiesene Fähigkeit zum Umgang mit vertraulichen Daten und Informationen

Wünschenswerte Qualifikationen

  • Spanischkenntnisse (mündlich und schriftlich) werden ausdrücklich bevorzugt
  • Erfahrung in der Arbeit in einer gemeinnützigen Einrichtung
  • Erfahrung mit Personalverwaltungssystemen (z. B. Paylocity)
  • Enge Ausrichtung an der Mission von CORAL

Entschädigung

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle ohne Einhaltung der Überstundenvergütung mit Arbeitsort in der Bay Area. Vollzeitbeschäftigte erhalten Sozialleistungen, darunter Kranken-, Zahn- und Augenversicherung, ein Flexibles Ausgabenkonto (FSA), ein Ausgabenkonto für Angehörige (DSA) sowie eine Berufsunfähigkeitsversicherung, einen 401K-Zuschuss, bezahlten Urlaub und 10 bezahlte Feiertage.

So bewerben Sie sich

Um sich auf diese Stelle zu bewerben, senden Sie bitte ein Anschreiben und Ihren Lebenslauf in einem Dokument anjobs@coral.org. Geben Sie bitte in der Betreffzeile „Koordinator für Personalwesen und Betrieb“ an. Bitte beachten Sie, dass wir nur den Bewerbern antworten können, die wir zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten. Bitte keine Anrufe.

Die Coral Reef Alliance setzt sich für Vielfalt in der Belegschaft ein. Qualifizierte Bewerber werden unabhängig von Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Gesundheitszustand oder nationaler Herkunft bei der Auswahl umfassend berücksichtigt.